System elektronicznego obiegu dokumentów – WebCon BPS – został nazwany wewnętrznie w Sieci Badawczej Łukasiewicz jako „Pulpit pracownika”. W systemie tym możemy realizować procesy biznesowe bez konieczności używania tradycyjnych, papierowych dokumentów.
Jednym z modułów/procesów, gdzie zarządzanie wspomagane jest przez ww. system jest moduł – Opti IP. Głównym celem wdrożenia modułu jest digitalizacja, optymalizacja oraz wsparcie zarządzania obiegiem dokumentacji dotyczącej własności intelektualnej w Instytucie. W formie docelowej ma on zawierać wiele procesów, takich jak:
- Zgłaszanie formularzy wyników badań lub prac,
- Zgłaszanie praw do ochrony w Urzędzie Patentowym,
- Metodyka wyboru procesów zarządzania IP,
- Opracowane procesy zarządzania IP,
- Cykliczne weryfikowanie utrzymania praw,
- Wycena IP.
Łukasiewicz – GIT jako pierwszy spośród instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz wdrażał będzie System Opti IP w swoich strukturach, w ramach działalności Działu Komercjalizacji i Ochrony Własności Intelektualnej (KW).
Pierwotnie wdrażane będą dwa moduły:
- Zgłaszanie formularzy wyników badań lub prac,
- Zgłaszanie praw do ochrony w Urzędzie Patentowym.
W związku z powyższym, w grudniu 2023 r. między Łukasiewicz – GIT, a Centrum Łukasiewicz podpisane zostało „Porozumienie dotyczące przystąpienia do Regulaminu Systemu Workflow Łukasiewicza”.
Zgodnie z § 1 Pkt 2 porozumienia Instytut oświadcza, że w terminie do końca roku 2024 nabędzie co najmniej 4 licencje, umożliwiające mu korzystanie z Systemu WORKFLOW (zgodnie z definicją zawartą w Regulaminie) – w tym w szczególności Systemu Opti IP (zestawu aplikacji wspierających zarządzanie własnością intelektualną).
W Planie Działalności Łukasiewicz – GIT na 2024 r. wdrożenie Systemu Opti IP jest jednym z dwóch KPI, będących w gestii działalności komercjalizacyjnej, które Instytut musi spełnić.
Od końca ubiegłego roku do 15 stycznia 2024 r. pracownicy Działu KW otrzymali dostęp do testowej wersji systemu, w celu zapoznania się z jego funkcjonalnością oraz możliwościami. Narodziło się kilka pytań związanych z pracą systemu, głównie natury technicznej, które zostały omówione i wyjaśnione z przedstawicielami Centrum Łukasiewicz.
Wkrótce podjęte zostaną kolejne kroki umożliwiające rozpoczęcie wdrożenia systemu na środowisku produkcyjnym.
